Was fällt nicht unter die KI-Verordnung?

Nicht unter die Verordnung (EU) 2024/1689 fällt Software, die kein KI-System im Sinne von Artikel 3 Nummer 1 ist – also rein regelbasierte Programme, die aus Eingaben keine Ausgaben ableiten, sondern sie nach fest programmierten Regeln berechnen. Ausgenommen sind nach Artikel 2 zudem KI-Systeme für militärische, Verteidigungs- und nationale Sicherheitszwecke, für reine Forschung und Entwicklung vor dem Inverkehrbringen sowie die private, nicht berufliche Nutzung durch natürliche Personen. Für freie und quelloffene Systeme bestehen begrenzte Erleichterungen, die bei Hochrisiko-Einstufung oder verbotenen Praktiken entfallen.

Die Alltagsfälle im Unternehmen

Außerhalb der Verordnung bleiben bei rein regelbasierter Umsetzung: die Gehaltsabrechnung, das Bescheinigungswesen, die Reisekostenprüfung nach Belegregeln und Pauschalen, Fristenerinnerungen, die Raum- und Ressourcenbuchung nach Verfügbarkeit, der Urlaubsantrags-Workflow nach Resturlaub und Vertretungsplan, Überstundenzuschläge nach Tarifformel sowie Anwesenheits- oder Jubiläumsprämien nach Betriebszugehörigkeit. Auch der Zugang zu Coaching, Supervision und Fortbildung auf Eigeninitiative bleibt außerhalb, solange keine algorithmische Auswahl- oder Bewertungsfunktion darüber entscheidet.

Die Stelle, an der es kippt

Und hier liegt der Punkt, den ich in Organisationen am häufigsten übersehen finde: Es ist nicht das Thema, das über die Einstufung entscheidet, sondern die Bauweise.

Der Urlaubsworkflow bleibt harmlos, solange er Resturlaub und Sperrzeiten prüft. Sobald er konkurrierende Anträge nach Leistungs- oder Verhaltensdaten priorisiert, ist derselbe Vorgang ein Fall für Anhang III Nummer 4 Buchstabe b. Die Jubiläumsprämie ist frei; die leistungsabhängige Prämie auf Basis einer KI-Bewertung ist es nicht. Die Terminkoordination im Bewerbungsprozess ist eine vorbereitende Tätigkeit, für die Artikel 6 Absatz 3 eine Ausnahme von der Hochrisiko-Einstufung vorsieht; sobald dieselbe Software vorsortiert, greift Anhang III Nummer 4 Buchstabe a.

Warum diese Grenze eine gute Nachricht ist

Sie können sie steuern. Anders als bei den meisten Vorschriften entscheidet hier nicht ein äußerer Umstand über Ihre Pflichtenlage, sondern eine Gestaltungsfrage, die Sie selbst beantworten: Soll dieses System Menschen bewerten – oder soll es einem Menschen die Arbeit erleichtern, der bewertet?

Wer diese Frage bewusst beantwortet, gewinnt zweierlei. Er weiß, in welcher Risikoklasse er steht. Und er hat nebenbei etwas geklärt, das viele Organisationen nie geklärt haben: wonach in ihrem Haus eigentlich über Menschen entschieden wird. Die KI-Verordnung erzwingt diese Klärung. Als Belastung gelesen, ist sie eine Auflage. Als Anlass gelesen, ist sie die Gelegenheit, eine Entscheidungskultur wiederherzustellen, in der Menschen wissen und verantworten, was in ihrem Namen geschieht.

Die praktische Anschlussfrage

Welche Ihrer Vorgänge stehen sicher außerhalb – und welche kippen bei der nächsten Softwareaktualisierung hinein? Der Selbstcheck trennt beides mit Fundstelle: Riskante Autopilotmuster, Intelligenzillusion und Heuristiken in unternehmerischen KI-Prozessen erkennen.

Dieser Beitrag dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Prüfung Ihrer konkreten Entscheidungsarchitektur: Johannes Faupel, Systemische Supervision für die Entscheiderebene, Schweizer Straße 5, 60594 Frankfurt am Main, Telefon 069 4800 8888.

Alle Antworten zur KI-Verordnung im Überblick

1. EU-KI-Verordnung Online-Tool: Selbstcheck mit Fundstellen
2. Was ist die KI-Verordnung (EU) 2024/1689?
3. KI-Verordnung aktueller Stand August 2026: Digital Omnibus
4. Wer ist von der KI-Verordnung betroffen?
5. Was verbietet Artikel 5 der KI-Verordnung?
6. Risikoklassen der KI-Verordnung: die vier Stufen
7. KI-Verordnung in HR: Welche Personalentscheidungen sind Hochrisiko?
8. Artikel 4 KI-Verordnung: Schulungspflicht und KI-Kompetenz
9. KI-Verordnung Deutschland: KI-MIG und Bundesnetzagentur
10. Artikel 14 KI-Verordnung: Was heißt wirksame menschliche Aufsicht?
11. Kennzeichnungspflicht für KI-Inhalte: Artikel 50 KI-Verordnung
12. Bußgelder der KI-Verordnung nach Artikel 99
13. Riskante Autopilotmuster, Intelligenzillusion und Heuristiken in unternehmerischen KI-Prozessen erkennen